A padronização de atividades ou tarefas já existe há um bom tempo. A rede de pesca, assim como a tarrafa por exemplo, são duas maneiras de pesca padronizadas, onde a quantidade de peixes capturados é bem maior, comparando-se com a pesca tradicional utilizando-se a vara de pescar.
Este é um dos inúmeros exemplos de padronização implementado ao longo do tempo e que demonstra claramente os benefícios conseguidos, através de uma forma diferente de se trabalhar.
Tudo isto é válido quando falamos de padronização dentro das organizações, tanto nas áreas administrativas como nas áreas operacionais.
Vamos deixar claro que a padronização não deve engessar a organização. A padronização daquilo que efetivamente agrega valor e a melhoria contínua devem estar presentes, propiciando, através da revisão de qualquer padrão, o registro da melhor forma de se realizar qualquer atividade naquele determinado momento.
Um dos bens mais preciosos de uma organização é o seu domínio tecnológico, ou seja, a organização ter registro da sua “receita do bolo”. Esta receita em nenhuma hipótese deve estar única e exclusivamente na cabeça das pessoas. As pessoas vão e, via de regra, as organizações ficam. Portanto, o registro deste conhecimento é de fundamental importância para a continuidade e competitividade de qualquer organização.
Uma das maneiras de se resgatar ou ter o domínio absoluto deste conhecimento tecnológico é a padronização dos principais processos da empresa. Entende-se como principais processos, aqueles que requerem tecnologia necessária e indispensável para a confecção do produto final.
Alguns processos de trabalho são comuns na maioria dos segmentos de negócios e portanto, não se justifica a sua padronização. Em outras palavras, não agrega valor registrar um conhecimento que não é exclusivo da empresa. O processo de contas a pagar ou receber por exemplo, na maioria das organizações é semelhante ou rotineiro, sem alterações significativas que mereçam registro.
Através de metodologia científica ou lógica, pode-se identificar dentre os processos de trabalho que compõem determinado segmento de negócio, quais os processos que efetivamente devem ser padronizados. Através desta ferramenta racionaliza-se o processo de padronização, evitando-se assim a padronização desnecessária, a qual transforma o processo trabalhoso, oneroso e de vida curta.
A padronização deve ser vista como um sistema, no qual uma estrutura de documentos deve ser desenvolvida, papéis e responsabilidades devem ser definidos, fases para a confecção de um padrão devem ser identificadas, regras para distribuição e controle dos padrões devem ser implementadas. Vejamos em detalhes cada um destes requisitos:
Estrutura de documentos – disponibiliza os tipos de padrões necessários para um processo de padronização adequado tais como; padrão de especificação, padrão de processo, padrão gerencial, padrão operacional, etc. Esta estrutura de documentos propicia a implementação de um sistema de padronização organizado e de fácil entendimento.
Papéis e Responsabilidades – elaborador, consensadores, aprovador, publicador dos padrões devem estar claramente definidos, assim como suas respectivas responsabilidades.
Fases para a confecção do padrão – um processo de padronização espontâneo e participativo é composto das seguintes fases; planejamento, elaboração, consenso, aprovação, publicação, distribuição, implementação/treinamento, auditoria e melhoria/aperfeiçoamento.
Distribuição e controle de padrões – um critério para a distribuição e disponibilização dos padrões para todas as pessoas deve ser instituído e cumprido. Da mesma forma, um controle efetivo dos padrões válidos e dos obsoletos também deve ser implementado e seguido.
Pois bem, um sistema de padronização bem estruturado e principalmente bem “vendido” para toda a organização, onde a efetiva participação daqueles que conhecem o dia-a-dia da organização, passa a ser uma ferramenta que certamente contribuirá nos resultados e conforme já dito, o domínio tecnológico permanecerá na própria organização.
A padronização não deve ser imposta por algumas poucas pessoas que escrevem alguns padrões e determinam que sejam cumpridos. Um dos fatores de sucesso deste processo é a participação, priorização e a espontaneidade na sua implementação.
Não podemos esquecer que o padrão passa a ser o próprio material para os treinamentos. Qualquer padrão só pode ser implementado, após os envolvidos terem recebido o efetivo treinamento no padrão.
Outro fator de sucesso para esta ferramenta de gestão é a mensagem final, muito simples e verdadeira como a própria padronização.
“Escreva o que você faz e faça o que está escrito.”
Autor:
Adm. Lauro Klüber Junior
Sócio diretor da Auge - Excelência em Gestão
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