Como já afirmei em outro artigo, a maneira de tornar a empresa competitiva e consequentemente mais lucrativa é arrumando-se a casa. Dentro deste enfoque uma ferramenta que pode contribuir em muito para esta arrumação é a instituição formal dos “donos de áreas”.
A seguir vamos ver em detalhes como deve ser divulgado e promovido este “senso de propriedade”, onde cada cantinho da planta deve, obrigatoriamente, ter um dono.
1. Loteamento da planta:
Estabelecer através da planta baixa da organização, as delimitações entre áreas/processos, tanto produtivos como administrativos, de tal forma que todos os espaços sejam considerados. Nenhum espaço da planta pode ser desprezado, de tal sorte que fique sem um dono.
2. Definição dos donos de áreas:
Definir-se para cada espaço devidamente delimitado, UM dono e somente UM, o qual, via de regra, deve ser o coordenador/supervisor/encarregado daquele processo de trabalho. Para aquelas áreas consideradas como coletivas, tais como ruas, jardins, estacionamentos, etc. a propriedade deve ser atribuída a gestores responsáveis pelo meio ambiente, saúde e segurança do trabalho, qualidade ou recursos humanos.
3. Termo de aceite:
Para que o processo adquira credibilidade recomenda-se a criação do Termo de Aceite, documento este que formaliza e estabelece os deveres dos donos de áreas.
Abaixo um modelo de Termo de Aceite com todos os dados necessários e requeridos para que o dono de área formalize seu compromisso e tenha claramente descritos seus deveres para com a sua respectiva área/processo.
Termo de Aceite
Eu, JOSÉ DA SILVA abaixo assinado, aceito o título de Dono da Área denominada TORNEARIA, a qual conheço perfeitamente, inclusive seus limites geográficos.
Tenho pleno conhecimento do papel e das responsabilidades atribuídas ao “Dono de Área”, as quais estão descritas abaixo e que me comprometo em cumpri-las na sua íntegra.
- Fazer cumprir a política, visão e missão da organização na sua área ou propriedade.
- Exigir, de quem quer seja, o cumprimento das regras básicas de segurança e saúde ocupacional na sua área.
- Organizar sua área dentro dos conceitos e princípios disseminados pela organização.
- Manter sua área dentro destes conceitos e princípios.
- Buscar sempre melhorias que agreguem valor à organização, limpeza e produtividade da sua área.
- Eliminar de imediato qualquer tipo de desperdício detectado em sua área.
- Implementar, quando houver necessidade, padrão de referência (foto) definindo de forma clara e objetiva, qual o nível de organização e limpeza exigido na sua área.
- Realizar autoauditorias periódicas, identificando os pontos positivos e pontos a melhorar em sua área.
- Criar sinergia com os demais Donos de Área, trocando e/ou somando experiências positivas que possam contribuir com a produtividade da organização como um todo.
Local, ____/____/_____ _______________________________________
JOSÉ DA SILVA
4. Padrão fotográfico:
Como estabelecer-se um padrão por escrito para limpeza e organização é impossível, recomenda-se criar um padrão fotográfico, o qual não deixará nenhuma dúvida sobre qual padrão de limpeza e organização o dono da área passa a exigir, não só da sua equipe como também de quem quer que acesse a sua área de atuação.
Este padrão fotográfico é criado através de registro ou registros fotográficos de determinados locais dentro da sua área de atuação. Estes registros devem ser afixados nestes locais, com a identificação da área e foto do dono da área, para que todos tenham pleno conhecimento do padrão exigido e possam cumpri-lo fielmente.
Vale lembrar que um projeto como este deve ser muito bem “vendido” dentro da organização, onde seus objetivos, benefícios e resultados esperados devem estar claramente contemplados em uma apresentação a ser realizada para os futuros donos de áreas.
Se cada dono de área cumprir com seus deveres, certamente teremos uma organização arrumada, produtiva e principalmente competitiva.
Finalmente lembre-se que em qualquer sistema ou ferramenta de gestão, papeis e responsabilidades bem definidos são diretrizes indispensáveis para a obtenção dos resultados esperados.
Boa Sorte!
Autor:
Adm. Lauro Klüber Junior
Sócio diretor da Auge - Excelência em Gestão |
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